Een afgekeurd SEPA bestand kost tijd: u moet het opnieuw aanmaken, opnieuw uploaden en de betalingen zijn vertraagd. De meeste afwijzingen zijn te voorkomen. Hier de 7 meest gemaakte fouten, gerangschikt naar hoe vaak ze voorkomen.
⬤ Oorzaak
Een typefout in een IBAN, een oud rekeningnummer dat niet is omgezet of een IBAN met een onjuiste checksum. De bank controleert elk IBAN op formaat én checksumcijfers (de twee cijfers na de landcode). Eén fout in de batch is voldoende voor een volledige afwijzing.
⬤ Oplossing
Valideer alle IBAN-nummers vóórdat u het bestand aanmaakt. De Betaalfabriek controleert automatisch elk IBAN op checksum en formaat bij het verwerken van uw bestand, en markeert foutieve nummers per rij. Individuele IBAN-nummers controleert u ook via IBAN berekenen.
Heeft u nog 9-cijferige rekeningnummers in uw administratie? De Betaalfabriek converteert deze automatisch naar IBAN — u hoeft dit niet handmatig te doen.
⬤ Oorzaak
Het bestand heeft een ReqdExctnDt (uitvoerdatum) die in het verleden ligt of die niet voldoet aan de aanlevertermijn van de bank. Dit gebeurt vaak als u een eerder aangemaakt bestand opnieuw probeert te uploaden of als het bestand pas laat op de dag wordt aangeleverd.
⬤ Oplossing
Maak altijd een nieuw bestand aan met een uitvoerdatum die minimaal voldoet aan de aanlevertermijn:
- Overboekingen (pain.001): aanleveren voor cut-off van uw bank (ABN AMRO: 14:30, Rabobank: 15:30 voor salaris)
- SEPA Incasso FRST: minimaal 5 werkdagen van tevoren
- SEPA Incasso RCUR/FNAL/OOFF: minimaal 2 werkdagen van tevoren
- SEPA Incasso B2B: minimaal 1 werkdag van tevoren
Bekijk de aanlevertijden per bank →
⬤ Oorzaak
Het bestand gebruikt een te oud XML-schema (zoals pain.001.001.02) of een onjuiste namespace-declaratie. Oudere boekhoudpakketten, zelfgemaakte scripts en macro's in Excel genereren soms verouderde versies. Ook een ontbrekend of onjuist xmlns-attribuut veroorzaakt FF01.
⬤ Oplossing
Gebruik altijd de juiste versie:
- Overboekingen: pain.001.001.09 (of pain.001.001.03 — tot november 2026)
- Incasso's: pain.008.001.08 (of pain.008.001.02 — tot november 2026)
De Betaalfabriek genereert automatisch de actuele versie met de juiste namespace. U hoeft hier zelf niets voor te doen.
⬤ Oorzaak
Vanaf 15 november 2026 vereisen banken een gestructureerd adres in het SEPA XML bestand: straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en landcode in aparte XML-velden (niet als één lange tekstregel). Bestanden met een ongestructureerd adres (AdrLine) of zonder adres worden geweigerd met foutcode BE04.
Dit is een ingrijpende wijziging: veel bestaande exportmodules, boekhoudpakketten en scripts genereren adressen nog als vrije tekst.
⬤ Oplossing
De Betaalfabriek voegt het gestructureerde adresblok automatisch toe aan alle gegenereerde bestanden — ook als uw bronbestand (Excel, CSV) geen adreskolommen bevat. Controleer of uw eigen exportmodule of boekhoudpakket ook is bijgewerkt vóór november 2026.
⬤ Oorzaak
Het SEPA XML bestand bevat een CtrlSum-veld in het groepsheader dat de som van alle transactiebedragen moet bevatten. Als dit niet klopt met de werkelijke som van de transacties in het bestand, wordt het bestand geweigerd. Dit gebeurt als u handmatig transacties toevoegt of verwijdert na het aanmaken van het XML-bestand, of als uw exportscript de controlsom onjuist berekent.
⬤ Oplossing
Bewerk een SEPA XML bestand nooit handmatig in een teksteditor of XML-editor nadat het is aangemaakt. Maak altijd een nieuw bestand aan vanuit uw bronbestand (Excel, CSV). De Betaalfabriek berekent de CtrlSum automatisch op basis van alle transacties in het bestand.
⬤ Oorzaak
Bij SEPA Direct Debit (pain.008) is een ondertekend incassomandaat verplicht voor elke debiteur. De meest gemaakte fouten:
- MD01: er is geen mandaat aanwezig voor het opgegeven Mandaat-ID
- MD02: het mandaat is onvolledig — verplichte velden als het Mandaat-ID, de ondertekeningsdatum (
DtOfSgntr) of de Creditor Scheme ID ontbreken in het bestand - Gebruik van sequentietype FRST terwijl het mandaat al eerder is gebruikt (dan is RCUR vereist)
⬤ Oplossing
Controleer bij elke incasso-transactie:
- Is het Mandaat-ID ingevuld en uniek per debiteur?
- Is de ondertekeningsdatum van het mandaat ingevuld (
DtOfSgntr)? - Is het sequentietype correct: FRST voor de eerste keer, RCUR voor herhaling, FNAL voor de laatste?
- Is uw Incassant-ID (Creditor Scheme Identification) aangevraagd bij uw bank en correct ingevuld?
Incassant-ID berekenen → · Incasso bestand maken → · SEPA uitleg →
⬤ Oorzaak
Banken stellen limieten aan het aantal transacties per bestand, het totaalbedrag per batch en de bestandsgrootte. ABN AMRO accepteert maximaal 100.000 transacties per bestand, maar adviseert maximaal 10.000 voor de online check. Bij sommige banken geeft de uploadinterface een vaag "technische fout" bij overschrijding zonder duidelijke melding.
⬤ Oplossing
Splits grote batches in kleinere bestanden. Als vuistregel: houd het aantal transacties per bestand onder de 10.000 voor de beste compatibiliteit met alle Nederlandse banken. Bij salarisbetalingen van grotere organisaties kunt u splitsen per afdeling of per alfa-volgorde.
Overzicht: foutcodes en oorzaken
| Code | Fout | Meest voorkomende oorzaak |
|---|---|---|
| AC01 | Ongeldig IBAN | Typefout, oud rekeningnummer, onjuiste checksum |
| DT01 | Ongeldige datum | Uitvoerdatum in verleden, aanlevertermijn niet gehaald |
| FF01 | Ongeldig bestandsformaat | Verouderd XML-schema, onjuiste namespace |
| BE04 | Adres ontbreekt / ongestructureerd | Verplicht per november 2026; vrije tekst niet toegestaan |
| AM09 | Controlsom fout | Handmatige bewerking na aanmaken, fout in exportscript |
| MD01 | Geen mandaat | Mandaat-ID niet gevonden of niet geregistreerd bij bank |
| MD02 | Onvolledig mandaat | Ondertekeningsdatum, Mandaat-ID of Incassant-ID ontbreekt |
| AM07 | Bedrag te groot | Transactiebedrag of totaalbedrag overschrijdt contractlimiet |
| AM04 | Saldo ontoereikend | Onvoldoende saldo op rekening van debiteur (incasso) |
| AM05 | Duplicaat | Hetzelfde bestand twee keer geüpload (zelfde End-to-End-ID) |