Handleiding: Excel naar SEPA bestand
Stap-voor-stap uitleg voor het importeren van een Excel of CSV betaallijst en het downloaden van een bankklaar SEPA XML bestand.
- Een account op De Betaalfabriek (gratis aanmelden of inloggen)
- Een Excel-bestand (.xlsx, .xls) of CSV met uw betaalgegevens
- De IBAN en naam van elke ontvanger
- Uw eigen IBAN en naam als opdrachtgever
- De gewenste uitvoerdatum van de betaling
Excel importeren en SEPA bestand aanmaken
Log in via debetaalfabriek.nl/login. Klik daarna in het menu op Importeren.
Klik op Bestand kiezen en selecteer uw .xlsx, .xls of .csv bestand. Klik vervolgens op Bestand inlezen.
Wijs per kolom aan welk SEPA-veld daarbij hoort. Bij een overboeking zijn naam, IBAN, bedrag en omschrijving verplicht. Voor een incasso voegt u ook Mandaat-ID en Mandaatdatum toe.
Na een correcte import verschijnt de melding Importeren geslaagd met het aantal ingelezen transacties. Klik op Naar SEPA Overboeking (of Naar SEPA Incasso als u incasseert).
Controleer uw eigen gegevens: naam opdrachtgever, uw IBAN en de uitvoerdatum. Klik op Maak SEPA bestand.
U ziet een bevestiging met de bestandsnaam en het aantal transacties. Klik op Mijn bestanden om naar het downloadoverzicht te gaan.
In het overzicht ziet u al uw bestanden. Klik op Downloaden naast het gewenste bestand. Upload het vervolgens in uw bankpakket (Rabobank, ING, ABN AMRO, SNS, Triodos, etc.).
Hoe richt ik mijn Excel-bestand in?
Zet de gegevens in afzonderlijke kolommen, met kolomnamen in de eerste rij. U koppelt de kolommen zelf — de namen mogen dus vrij zijn. Onderstaande velden zijn van toepassing:
| Veld | Omschrijving | Overboeking | Incasso |
|---|---|---|---|
| Naam | Naam ontvanger / debiteur | Verplicht | Verplicht |
| IBAN | IBAN-rekeningnummer ontvanger / debiteur | Verplicht | Verplicht |
| Bedrag | Bedrag in euro (bijv. 1234,56 of 1234.56) | Verplicht | Verplicht |
| Omschrijving | Betalingskenmerk of omschrijving (max. 140 tekens) | Verplicht | Verplicht |
| BIC | BIC/SWIFT-code van de bank (binnen SEPA optioneel) | Optioneel | Optioneel |
| Mandaat-ID | Unieke incassomachtigingsreferentie per debiteur | — | Incasso |
| Mandaatdatum | Datum waarop het mandaat is ondertekend (DD-MM-JJJJ) | — | Incasso |
| Rekeningnummer | Oud 9-cijferig rekeningnummer — wordt automatisch omgezet naar IBAN | Optioneel | Optioneel |
Verplicht = verplicht Optioneel = optioneel Incasso = alleen bij incasso
Veelgestelde vragen
Mijn bestand wordt niet herkend — wat moet ik controleren?
Controleer of het bestand is opgeslagen als .xlsx, .xls of .csv. Macro-bestanden (.xlsm) en beveiligde bestanden werken niet. Zorg dat de data begint op rij 1 (kopregel) of rij 2. Lege rijen of samengevoegde cellen aan het begin van het bestand kunnen de herkenning verstoren.
Een IBAN-nummer geeft een foutmelding — hoe los ik dat op?
Controleer of het IBAN klopt: een Nederlands IBAN begint altijd met NL gevolgd door 2 controlecijfers en 18 tekens in totaal. Spaties in het IBAN worden automatisch verwijderd. Twijfelt u? Gebruik onze IBAN calculator om het juiste IBAN op te zoeken.
Welk bedragformaat wordt ondersteund?
Zowel de Nederlandse notatie (1.234,56) als de Engelse notatie (1,234.56) worden automatisch herkend. Gebruik geen valutasymbolen (€) in de bedragkolom. Sla het bedrag op als getal, niet als tekst.
Mijn bank weigert het SEPA-bestand — wat nu?
De meest voorkomende oorzaken zijn: een uitvoerdatum in het verleden, een ongeldig IBAN, of een verouderd bestandsformaat. De Betaalfabriek genereert altijd pain.001.001.09 met gestructureerd adres — het meest actuele formaat. Kijk op onze SEPA foutcodes pagina voor de exacte betekenis van de afwijzingscode van uw bank.
Hoe werkt de uitvoerdatum?
De uitvoerdatum is de dag waarop uw bank de betaling verwerkt. Kies minimaal één werkdag in de toekomst. Banken verwerken overboekingen op werkdagen — niet in het weekend of op feestdagen. Bij SEPA incasso (CORE) geldt minimaal vijf werkdagen vooruit; bij B2B twee werkdagen.
Kan ik meerdere batches in één bestand zetten?
Ja. Het online platform groepeert transacties automatisch per uitvoerdatum als u meerdere datums in uw bestand heeft. Wilt u één batch, zorg dan dat alle transacties dezelfde uitvoerdatum hebben.
Wat is het maximale aantal transacties per bestand?
Er is geen hard maximum. De tool werkt vlot tot enkele duizenden transacties. Bij zeer grote bestanden (>10.000 rijen) kan de verwerking iets langer duren. Neem voor specifieke volumevragen contact op via de maatwerk-pagina.
Kan ik ook een incassobestand maken vanuit Excel?
Ja. Voeg kolommen toe voor Mandaat-ID en Mandaatdatum en selecteer bij stap 4 Naar SEPA Incasso. Lees meer op de pagina SEPA incasso bestand maken.