Wat is een SEPA incasso bestand?
Een SEPA incasso bestand is een XML-bestand in het PAIN.008-formaat (ISO 20022). Hiermee geeft u uw bank de opdracht om bedragen van de rekeningen van uw klanten of leden af te schrijven — automatisch, op een door u opgegeven datum.
U heeft dit nodig als u periodieke contributies, huurbetalingen, lidmaatschapsgelden, facturen of andere terugkerende betalingen wilt innen. Het alternatief voor een SEPA incasso bestand is een SEPA overboeking bestand (PAIN.001), waarbij u het geld zelf overmaakt.
Wat heeft u nodig vóór u begint?
Zorg dat u het volgende gereed heeft voordat u een incasso bestand aanmaakt:
Vereisten voor een geldig PAIN.008 bestand
- Incassant-ID (Creditor Identifier / CI) — uniek nummer van uw bank, begint met NL voor Nederlandse rekeninghouders
- Mandaatgegevens per debiteur — MandateID (uw eigen referentie) + ondertekeningsdatum van de incassomachtiging
- Sequentietype per transactie — FRST (eerste incasso op dit mandaat), RCUR (herhalende incasso), OOFF (eenmalig) of FNAL (laatste)
- Incassodatum — minimaal 2 werkdagen in de toekomst voor Core (T+2), 1 werkdag voor B2B (T+1)
- Excel of CSV met IBAN, naam, bedrag en omschrijving per debiteur
Stap voor stap: incasso bestand maken
-
1
Incassant-ID aanvragen bij uw bank
Het Incassant-ID (ook wel Creditor Identifier of CI) is een verplicht veld in elk PAIN.008 bestand. U vraagt het eenmalig aan bij uw zakelijke bank — dit kan via het bankportal of telefonisch. Het nummer heeft in Nederland de vorm NLxx ZZZ xxxxxxxxxx (bijv. NL93ZZZ123456780000).
Heeft u al een Incassant-ID? Dan slaat u deze stap over. -
2
Incassomachtigingen (mandaten) registreren
Elke debiteur moet een schriftelijke of digitale incassomachtiging hebben getekend. Bewaar per debiteur: een uniek MandateID (bijv. uw klantnummer), de ondertekeningsdatum en of het een eerste of herhalende incasso betreft. Zonder geldig mandaat kunt u wettelijk geen incasso verwerken.
Tip: bij uw eerste incasso op een nieuw mandaat is het sequentietype altijd FRST, daarna RCUR. -
3
Excel of CSV voorbereiden
Stel een Excel- of CSV-bestand op met minimaal deze kolommen per rij: IBAN debiteur, naam debiteur, bedrag, omschrijving, MandateID en mandaatdatum. De Betaalfabriek herkent automatisch de kolomindeling — u hoeft geen sjabloon te gebruiken.
Heeft u oude BBAN-rekeningnummers? Onze IBAN-convertor zet ze automatisch om. -
4
PAIN.008 XML genereren in De Betaalfabriek
Upload uw bestand in het online platform of de lokale software. Kies het type incasso (Core of B2B), vul uw Incassant-ID in en kies de incassodatum. Het systeem valideert alle velden en genereert een geldig PAIN.008 XML-bestand.
Eenmalig een bestand nodig? Gebruik de eenmalige conversie zonder abonnement. -
5
Uploaden bij uw bank
Download het gegenereerde PAIN.008 bestand en upload het in het betaalportal van uw bank (ING Mijn ING Zakelijk, Rabobank Rabo Online Zakelijk, ABN AMRO Internet Bankieren, etc.). De bank verwerkt de incasso op de door u ingestelde datum en het geld staat doorgaans de volgende werkdag op uw rekening.
Core incasso of B2B incasso?
Er zijn twee typen SEPA incasso. Welke u kiest hangt af van wie u incasseert:
| Kenmerk | SEPA Core (FRST/RCUR) | SEPA B2B |
|---|---|---|
| Doelgroep | Particulieren én bedrijven | Uitsluitend bedrijven |
| Aanleveren vóór incassodatum | T−2 werkdagen | T−1 werkdag |
| Stornering door debiteur | Tot 8 weken zonder opgave reden | Niet automatisch mogelijk |
| Machtiging bij debiteurs bank | Niet vereist | Vereist (B2B-mandaat registreren) |
| Meest gebruikt voor | Abonnementen, contributies, lidmaatschappen | Zakelijke vaste lasten, grote bedragen |
| PAIN.008 sequentietype | FRST / RCUR / OOFF / FNAL | FRST / RCUR / OOFF / FNAL |
Storneringen en R-transacties
Na het verwerken van uw incasso kan een debiteur de betaling terugboeken. Dit heet een stornering of R-transactie. Banken onderscheiden meerdere typen:
Veelvoorkomende R-transacties bij SEPA incasso
- RJCT (Rejected) — het incassobatch is geweigerd vóór verwerking (bijv. onjuist formaat of ongeldige datum)
- RTRN (Returned) — de bank van de debiteur heeft de incasso teruggegeven (bijv. rekening opgeheven, onvoldoende saldo)
- REFUND / Dispute — de debiteur heeft de incasso betwist of zelf gestorneerd binnen de wettelijke termijn
- REVC (Reversal) — u trekt de incasso zelf terug vóór verwerking
Het handmatig bijhouden en opvolgen van storneringen kost veel tijd. Hieronder leest u wat er binnenkort beschikbaar komt om dit te automatiseren.
Reconciliatie module — automatisch storneringen afhandelen
Na het innen van uw incasso komen er altijd een aantal storneringen terug. Nu moet u die handmatig uitzoeken: welke klant was het, wat was het bedrag, hoe neemt u contact op? De reconciliatie module doet dit automatisch.
- Koppelt elke stornering automatisch terug aan de originele incasso-transactie in uw bestand
- Genereert automatisch een betaallink (iDEAL / Wero) per stornering — klaar om naar uw klant te sturen
- Optioneel: automatische e-mail naar de debiteur met betaallink en toelichting
- Overzicht per incasso-batch: hoeveel geslaagd, hoeveel gestorneerd, hoeveel openstaand
De reconciliatie module wordt als eerste beschikbaar gesteld voor bestaande abonnees van het online platform.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een SEPA incasso en een overboeking?
Bij een overboeking (PAIN.001) maakt u zelf geld over naar iemand anders. Bij een incasso (PAIN.008) geeft u uw bank de opdracht om geld van iemand anders naar u toe te halen — mits u een geldig mandaat heeft van die persoon. Incasso is handig voor vaste, terugkerende betalingen zoals abonnementen of contributie.
Hoe vraag ik een Incassant-ID aan?
U vraagt het Incassant-ID aan bij uw zakelijke bank. Bij de meeste banken kan dit via het online zakelijk bankportal (bijv. ING Mijn ING Zakelijk → Betalen → SEPA Incasso). Bij kleinere banken gaat dit soms telefonisch. Na goedkeuring ontvangt u een CI-nummer in de vorm NLxxZZZxxxxxxxxxx. Dit kan enkele werkdagen duren.
Lees meer: Incassant-ID — wat is het en hoe bereken je het? →
Kan ik een incasso bestand maken van mijn Excel?
Ja. De Betaalfabriek leest Excel (.xlsx) en CSV-bestanden. U hoeft geen specifieke kolomvolgorde of sjabloon te gebruiken — het systeem herkent automatisch IBAN, naam, bedrag, omschrijving en mandaatgegevens. Na het uploaden controleert u de koppeling voor het genereren van het PAIN.008 bestand.
Hoe ver van tevoren moet ik het incasso bestand aanleveren?
Voor SEPA Core incasso geldt een aanlevertermijn van minimaal 2 werkdagen vóór de incassodatum (T−2). Voor SEPA B2B geldt T−1 werkdag. Houd ook rekening met de cut-off tijd van uw bank (meestal rond 15:00 of 16:00 uur). Het is verstandig om enige marge aan te houden.
Wat is een FRST incasso en wanneer gebruik ik RCUR?
FRST staat voor 'First' — u gebruikt dit bij de eerste incasso op een bepaald mandaat. Daarna gebruikt u RCUR ('Recurring') voor alle vervolgincasso's op datzelfde mandaat. Bij een eenmalige incasso gebruikt u OOFF ('One Off'), en bij de laatste incasso op een mandaat FNAL ('Final'). Het sequentietype is verplicht in het PAIN.008 bestand.
Wat doe ik als een incasso gestorneerd wordt?
Als een incasso door de bank wordt teruggegeven (RTRN) of door de debiteur wordt gestorneerd, ontvangt u doorgaans een bankmelding. Nu moet u handmatig uitzoeken om welke klant het gaat en contact opnemen. De reconciliatie module van De Betaalfabriek (binnenkort beschikbaar) automatiseert dit proces: elke stornering wordt gekoppeld aan de originele transactie en er wordt automatisch een betaallink gegenereerd die u naar uw klant kunt sturen.
Welke banken accepteren PAIN.008 bestanden?
Alle Nederlandse banken ondersteunen PAIN.008 voor SEPA-incasso, waaronder ING, Rabobank, ABN AMRO, SNS, Triodos, ASN Bank, Knab en bunq. U uploadt het bestand in het zakelijk betaalportal van uw bank. Zorg dat u bent ingesteld voor SEPA-incasso — dit vereist een actief Incassant-ID.