Privacyverklaring
1. Wie zijn wij
De Betaalfabriek is een handelsnaam van een onderneming geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 59683163 (BTW NL002086393B87). Wij bieden software en diensten aan voor het aanmaken van SEPA-betaalbestanden.
De Betaalfabriek treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die verband houden met uw gebruik van onze website en diensten. Voor persoonsgegevens die u als klant van het online platform via uw account invoert (gegevens van uw eigen relaties), zijn wij verwerker en bent u de verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval is een verwerkersovereenkomst van toepassing — zie verwerkersovereenkomst.
Samba 14, 2152 SP Nieuw Vennep
KVK 59683163 • BTW NL002086393B87
info@debetaalfabriek.nl
2. Welke gegevens verwerken wij
Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening. Hieronder een overzicht per dienst.
2.1 Website en contactformulier
| Gegeven | Doel |
|---|---|
| Naam en e-mailadres | Beantwoorden van uw vraag of verzoek |
| IP-adres (tijdelijk) | Technische afhandeling van het HTTP-verzoek; niet bewaard in logs |
2.2 Online platform (abonnement)
| Gegeven | Doel |
|---|---|
| Naam en e-mailadres | Account aanmaken, inloggen, communicatie |
| Incassant-ID | Opnemen in SEPA-bestanden op uw verzoek |
| Betaalgegevens van uw relaties (IBAN, naam, bedrag, omschrijving, adres) | Verwerkt in uw opdracht om SEPA-bestanden te genereren; wij zijn hiervoor verwerker |
| Bestandsarchief | Bewaren van aangemaakte SEPA-bestanden in uw account |
| Logingegevens en sessie | Authenticatie en beveiliging |
2.3 Eenmalige conversie
| Gegeven | Doel |
|---|---|
| Uploadbestand (Excel/CSV) met betaalgegevens | Eenmalige conversie naar SEPA XML; bestand wordt na afronding niet bewaard |
| Betalingsgegevens via Mollie (naam, IBAN betaler) | Verwerking iDEAL-betaling van € 14,95 |
| IP-adres | Fraudepreventie en logging van de transactie |
| Bestelgegevens (type, aantal transacties, bedrag, tijdstip) | Administratie en facturatie |
2.4 IBAN-API
| Gegeven | Doel |
|---|---|
| IBAN-nummers ingediend via de API | Validatie en BIC-opzoeken; niet bewaard na verwerking |
| API-sleutel (token) | Authenticatie van API-verzoeken |
| IP-adres en tijdstip van API-verzoeken | Misbruikdetectie en verbruiksregistratie; bewaard gedurende 90 dagen |
| Naam en e-mailadres API-klant | Beheer van de API-toegang en facturatie |
2.5 Lokale software
De lokale versie van De Betaalfabriek verwerkt alle gegevens uitsluitend op uw eigen computer. Er worden geen betaalgegevens naar onze servers gestuurd. Wij verwerken uitsluitend de licentieactivering (naam, e-mailadres, licentiecodes) voor het beheer van uw licentie.
3. Rechtsgrondslag
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:
- Uitvoering van een overeenkomst — voor alle gegevens die noodzakelijk zijn om onze dienst aan u te leveren (account, betalingen, licenties).
- Gerechtvaardigd belang — voor beveiligingslogging (IP-adressen, API-logs) en fraudepreventie.
- Wettelijke verplichting — voor het bewaren van financiële administratie gedurende zeven jaar (fiscale bewaarplicht).
- Uw toestemming — voor het versturen van nieuwsbrieven of marketingberichten, indien en voor zover wij dit in de toekomst aanbieden. U kunt toestemming altijd intrekken.
Voor de verwerking van betaalgegevens van uw relaties via het online platform is de rechtsgrondslag de uitvoering van de verwerkersovereenkomst tussen u en De Betaalfabriek.
4. Bewaartermijnen
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Accountgegevens (naam, e-mail) | Zolang uw account actief is, daarna maximaal 24 maanden |
| SEPA-bestanden in uw archief | Zolang uw account actief is; u kunt bestanden zelf verwijderen |
| Betalingsadministratie (eenmalig en abonnement) | 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht) |
| Uploadbestanden eenmalige conversie | Niet bewaard — verwijderd direct na genereren van het SEPA-bestand |
| API-verzoeklogs (IP, tijdstip) | 90 dagen |
| Contactberichten | Maximaal 12 maanden na afhandeling |
5. Derden en subverwerkers
Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de dienstverlening of wettelijk verplicht. De volgende subverwerkers hebben toegang tot (delen van) de gegevens:
| Subverwerker | Rol | Land |
|---|---|---|
| Mollie B.V. | Verwerking van iDEAL en Wero-betalingen | Nederland |
| De Betaalfabriek (zelfgehoste infrastructuur) | Hosting van de webapplicatie en databases | Nederland / EU |
Alle subverwerkers zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten en verwerken gegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij anderszins vermeld.
Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor profilering of reclame.
6. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of vernietiging. Dit omvat onder andere:
- Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle datatransport
- Gehashte opslag van wachtwoorden (bcrypt)
- Toegangsbeperking tot productieomgevingen
- Regelmatige back-ups van gegevens
Bij een datalek dat waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor uw rechten en vrijheden, stellen wij u hiervan zo snel mogelijk op de hoogte.
7. Uw rechten
Onder de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
- Rectificatie — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Wissing — u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.
- Beperking van verwerking — u kunt in bepaalde gevallen vragen de verwerking te beperken.
- Overdraagbaarheid — u kunt uw gegevens opvragen in een gangbaar, machineleesbaar formaat.
- Bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Stuur uw verzoek naar info@debetaalfabriek.nl. Wij reageren binnen vier weken. Om uw identiteit te verifiëren kunnen wij aanvullende informatie vragen.
8. Cookies
Wij gebruiken uitsluitend functionele sessiecookies die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van het online platform (ingelogd blijven). Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies en maken geen gebruik van externe analyticsdiensten.
Voor de iDEAL-betaling via Mollie kunnen cookies van Mollie worden geplaatst. Zie daarvoor de privacyverklaring van Mollie.
9. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via e-mail (indien u een account heeft) of via een melding op de website. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze pagina vermeld.
10. Contact en klachten
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen:
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).