Wat is een incasso bestand?
Een incasso bestand is een XML-bestand in het SEPA pain.008 formaat waarmee u automatisch bedragen kunt incasseren van uw debiteuren. U levert dit bestand aan bij uw bank, die vervolgens de bedragen van de rekeningen van uw debiteuren afschrijft. Het formaat wordt gebruikt door verenigingen voor contributie-inning, door bedrijven voor abonnementsbetalingen, en door iedereen die periodiek bedragen int.
Een geldig incasso bestand vereist een Incassant-ID (uw unieke incasso-machtiging van de bank) en voor elke transactie een mandaat: de schriftelijke machtiging van de debiteur om te mogen incasseren.
Wat heeft u nodig?
Incassant-ID
Uw unieke incasso-identifier van de bank (bijv. NL12ZZZ091234560000). Vraagt u aan bij uw bank als u die nog niet heeft.
Mandaatgegevens
Per debiteur: mandaatidentificatie en de datum waarop de debiteur het mandaat heeft getekend.
Excel of CSV
Een bestand met per rij: IBAN debiteur, naam debiteur, bedrag, omschrijving en mandaatgegevens.
Bankafspraak
Een actieve incasso-overeenkomst met uw bank. De meeste zakelijke bankpakketten ondersteunen SEPA incasso standaard.
Stap voor stap een incasso bestand maken
Verzamel uw gegevens. Zorg dat u uw Incassant-ID bij de hand heeft en dat uw Excel of CSV kolommen bevat voor IBAN, naam, bedrag, omschrijving, mandaat-ID en mandaatdatum. Ontbrekende kolommen kunnen later handmatig ingevuld worden.
Upload het bestand op De Betaalfabriek. Ga naar zelfdoen.php (abonnement) of eenmalig.php (€14,95 per conversie). Selecteer "Incasso" als type en upload uw .xlsx of .csv bestand.
Koppel de kolommen. De Betaalfabriek detecteert automatisch de kolomnamen en stelt een koppeling voor. Controleer de koppeling en pas aan waar nodig. U kiest ook de uitvoeringsdatum en het type incasso (Core of B2B).
Valideer de transacties. Het systeem controleert alle IBAN-nummers, mandaatdata en verplichte velden. Eventuele fouten worden per rij weergegeven zodat u ze kunt corrigeren vóór het downloaden.
Download het SEPA XML bestand. Na betaling of vanuit uw abonnement downloadt u het pain.008 XML bestand. Upload dit bestand in uw bankportaal (ING Mijn ING, Rabobank Business Banking, ABN AMRO Internet Bankieren) of lever het aan via uw boekhoudpakket.
Core incasso of B2B incasso?
Bij het aanmaken van een incasso bestand kiest u het type incasso. Core (ook wel SEPA Core Direct Debit) is de standaardvorm voor consumenten en bedrijven: de debiteur heeft 8 weken na afschrijving het recht om te storneren. B2B (SEPA Business to Business Direct Debit) is uitsluitend voor zakelijke debiteuren: geen automatisch storno-recht. B2B vereist dat uw debiteur ook zijn bank heeft gemeld dat hij een B2B-mandaat heeft afgegeven.
Welke banken accepteren het incasso bestand?
Alle SEPA-deelnemende banken accepteren het pain.008 XML incasso bestand. Specifiek voor Nederland: ING, Rabobank, ABN AMRO, SNS Bank, Triodos Bank, RegioBank, Knab, Bunq, en alle andere Dutch Banking Standards-deelnemers. De Betaalfabriek genereert bestanden die voldoen aan de specifieke technische eisen per bank.